हर उत्तर को उसके अनुरोध से जोड़ें
मूल पाठ, संलग्नक, भेजने की जानकारी और पूरा उत्तर सुरक्षित रखें। यदि सामग्री में कुछ जोड़ा गया था, तो उसकी तारीख और शामिल सामग्री बताएँ। इस संबंध के बिना अलग प्रारंभिक जानकारी या अलग प्रश्नों के आधार पर तैयार दस्तावेज़ों की गलती से तुलना की जा सकती है।
विशिष्ट अंतर की पहचान करें
लिखें कि ठीक कौन-सी जानकारी या निष्कर्ष अलग हैं और किन अनुच्छेदों में यह दिखाई देता है। अन्य दस्तावेज़ों के संदर्भ और अतिरिक्त सामग्री के अनुरोध अलग से चिह्नित करें। ‘हमें दो बार इनकार किया गया’ कहना यह नहीं बताता कि उत्तरों का विषय और आधार समान थे या नहीं।
अगले अनुरोध का उद्देश्य तय करें
यह समझना उपयोगी है कि स्पष्टीकरण चाहिए, वास्तविक डेटा स्पष्ट करना है या आगे की प्रक्रिया पर चर्चा करनी है। प्रश्न बताए बिना पूरा पत्राचार भेजना आवश्यक नहीं है। आगे के अनुरोध की समयसीमा और तरीका दस्तावेज़ों के स्वरूप तथा स्थिति की परिस्थितियों के अध्ययन के बाद तय होते हैं।
क्या तैयार करें
- मूल अनुरोध और हर एक के संलग्नक।
- तारीखों और दस्तावेज़ों की पहचान सहित पूरे उत्तर।
- भेजने और प्राप्त करने का संक्षिप्त क्रम।
- उत्तरों के विशिष्ट अंतरों की तालिका।
- वह प्रश्न जिसे परामर्श में स्पष्ट करना है।
किन बातों का ध्यान रखना महत्त्वपूर्ण है
तुलना अपने आप उल्लंघन स्थापित नहीं करती और लागू प्रक्रिया के मूल्यांकन का विकल्प नहीं है। अपने पक्ष को ऊपर से अधिक प्रभावशाली दिखाने के लिए पत्राचार के असुविधाजनक अंश नहीं हटाने चाहिए।
प्रारंभिक तैयारी का परिणाम
ऐसा दस्तावेज़-समूह विषय-विशेषज्ञ को अंतर का विषय समझने और अलग-अलग संदेशों से पूरी कहानी दोबारा बनाए बिना अगले विशिष्ट कदम पर चर्चा करने देता है।
अपने कार्य पर चर्चा के लिए उससे संबंधित सामग्री और परिस्थितियों का संक्षिप्त विवरण वेबसाइट पर उपलब्ध वर्तमान संपर्क माध्यम से भेजें।
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